Оптимизация пространства офиса

Оптимизация офисного пространства в IT-компании Arkell IT Solution

Владимир Сердюков, CEO генеральный директор Arkell IT Solution рассказал порталу Officemaps.ru про организацию и оптимизацию офисных пространств.

Современная IT-компания – не самое креативное пространство, но, однозначно, одно из самых продуктивных. Большой объем работы требует многофункционального оформления офиса. Планировка такой компании должна учитывать специфику рабочих процессов, способствовать простоте коммуникаций сотрудников и поддерживать комфортную рабочую атмосферу.

В свою очередь, работодателю важно повысить эффективность экономической деятельности, создать привлекательный имидж компании и грамотно выстроить процесс взаимодействия отделов.

Компания Arkell IT Solution прагматично подошла к оформлению офиса, не оставив без внимания офисную эстетику.

Офисное пространство компании построено по принципу 5С. Принцип практически без затрат позволяет наводить порядок, повышать производительность, сокращать потери и создавать необходимые условия для реализации IT-инноваций, а также обеспечивать их эффективность за счет изменения отношения работников к своему делу.

Система 5S в Arkell IT Solution

Зародившаяся в Японии система, как оказалось, наиболее подходящая для IT-компании, то есть для людей, в чьих кодах, проводах и головах не может быть хаоса.

Сортировка. Все предметы рассортированы по принципу необходимости. В первую очередь сотрудники избавляются от тех предметов, которые не нужны в рабочем процессе. Пространство не захламляется: если макулатура не нужна, она отправляется в архив, а пустая бутылка от воды никогда не станет частью плота, поэтому должна быть быстро утилизирована.

Предметы не нужные для работы, но необходимые в жизни (к ним относятся и личные вещи) откладываются на край стола, подальше от обзора глаз. А вот необходимые предметы и устройства находятся под рукой.

У нас каждый полностью ответственен за свое рабочее пространство. И предметы «первой необходимости» каждый определяет для себя сам.

Соблюдение чистоты. При соблюдении двух предыдущих принципов, соблюдение чистоты будет значительно упрощено. Рабочие места поддерживаются в чистоте, а затраты времени на проведение уборки минимизированы.

Стандартизация. Все рабочие места сотрудников на одинаковых должностях приведены к единому стандарту – требования ко всем одинаковы.

Совершенствование. Каждый сотрудник не только соблюдает выше обозначенные принципы, но и прилагает усилия для улучшения пространства. Для этого сотрудники предлагают свои решения, а работодатель их оценивает, принимает или нет.

Строго ли регламентируют эти правила в Arkell? Нет. Но только потому что здесь на интуитивном уровне выполняются правила, ничего сверхъестественного не требующие. Возможно поэтому к ним скептически относятся многие компании.

Любой айтишник скажет, что идеально, когда холодильник находится на расстоянии вытянутой руки, но мы избегаем засорения клавиатур, поэтому оборудовали отдельную кухонную зону, которая оснащена всем необходимым функционалом.

Желтый – цвет успеха

Долго ли мы думали о цвете? Нет. Стоило пошутить про желтую майку лидера, как мы поняли, что часто желтый цвет в истории символизировал победу. Поэтому отдельные элементы интерьера выкрашены в желтый, тем самым мы сами создали свое место под солнцем. Это подтверждает и размещение офиса на 5 этаже корпуса, с окнами в крыше.

Чтобы не засорять сознание мы исключили дополнительные элементы декора и оставили только рога бизона, которым 20 000 лет.

И пусть по офису не передвигается умный пылесос, зато каждый сотрудник сохраняет свою систему ценностей, нарушая систему общепринятых суждений, создавая уникальные IT-системы.

Лучшие методы оптимизации офисного пространства

Вильям Климент Стоун однажды сказал: «Вы сами есть результат того, что вас окружает. Так выберите же такое окружение, которое поможет вам развиваться и достигать новых целей. Всегда критически оценивайте обстановку и отвечайте сами себе на вопрос: помогает она вам или тянет назад?»

Таким вопросом озабочены тысячи управленцев по всему миру. Как превратить офис из простого помещения, которое может вместить всех сотрудников, в комфортную среду, способствующую коллективной работе и росту производительности?

Ответ на этот вопрос уникален для каждой компании. Едва ли найдется универсальный рецепт идеального офисного пространства. Но если вы хотите увидеть примеры успеха в этом нелегком деле — прочтите статью до конца.

Hot-Desking (или горячий стол)

Благодаря развитию беспроводных сетей, сотрудники не привязаны к конкретному рабочему месту. Некоторые конторы развили идею «офисного коммунизма» до абсолюта, полностью ликвидировав личные рабочие места. Принцип «горячего стола» гласит, что все рабочие места в офисе — общие и ни один сотрудник не может быть постоянно прикреплен к определенному столу. Придя утром на работу можно сесть где угодно — у окна, в буфете или на креслах в общем зале. Само собой, такой подход требует определенного обустройства общего пространства, оно должно с легкостью подстраиваться под нужды любого сотрудника.

Некоторые конторы развили идею «офисного коммунизма» до абсолюта, полностью ликвидировав личные рабочие места.

Компания Square, работающая в сегменте финансовых услуг и мобильных платежей, в своем интервью так описывает проведенный ранее эксперимент с «горячим столом»:

Мы не хотим, чтобы наши работники постоянно сидели на одном и том же месте. Это плохо сказывается на на них самих и на общей работе. Мы просто перемешали всех сотрудников в рамках общего пространства. Сразу же начали возникать спонтанные митинги между специалистами разных секторов, которые в прежних условиях не пересекались. Мне нравится гибкость этого подхода, рядом со мной каждый день новые люди. Это помогает мне быть в курсе событий и поддерживать контакт с коллегами.

” data-medium-file=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/office-730681_960_720.jpg?fit=300%2C200″ data-large-file=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/office-730681_960_720.jpg?fit=800%2C533″ src=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/office-730681_960_720.jpg?resize=800%2C533″ alt=”Офис картинка” srcset=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/office-730681_960_720.jpg?w=960 960w, https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/office-730681_960_720.jpg?resize=300%2C200 300w, https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/office-730681_960_720.jpg?resize=768%2C512 768w” sizes=”(max-width: 800px) 100vw, 800px” data-recalc-dims=”1″ />

В некоторых случаях выгода от этого подхода довольно обманчива: когда у людей нет собственного места, они все равно не хотят постоянно пересаживаться. Обычно работник просто занимает стол на целый день. Безусловно, в начале эксперимента регистрируется временный всплеск общения, который впоследствии компенсируется довольно узким и стабильным кругом его участников.

Передвижные столы

Вы можете поступить так же, как это сделала фирма Skullcandy в своем международном представительстве в Цюрихе. Здесь столы могут быть перестроены для одиночной или командной работы. Они собираются вместе как паззл, поэтому возможны сотни различных конфигураций.

Модульные рабочие места

” data-medium-file=”https://i1.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/movable-desks-switzerland.jpg?fit=300%2C200″ data-large-file=”https://i1.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/movable-desks-switzerland.jpg?fit=669%2C445″ src=”https://i1.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/movable-desks-switzerland.jpg?resize=669%2C445″ alt=”Модульные рабочие места” srcset=”https://i1.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/movable-desks-switzerland.jpg?w=669 669w, https://i1.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/03/movable-desks-switzerland.jpg?resize=300%2C200 300w” sizes=”(max-width: 669px) 100vw, 669px” data-recalc-dims=”1″ />

Общие пространства

Еще один способ повышения эффективности труда и командной работы — создание общих пространств, в которых могли бы пересекаться специалисты различных направлений. Конечно же, главная идея такого зонирования — стимулирование спонтанного общения, которое зачастую идет только на пользу работе.

«Самые крутые идеи приходят к тебе совсем не во время сидения перед монитором», говорит Скотт Бирнбаум, вице-президент Самсунг. Именно поэтому компания планирует создать особое офисное пространство, в котором рабочие места будут чередоваться с общими зонами отдыха, позволяя работникам общаться на разные темы в неформальной обстановке.

«Самые крутые идеи приходят к тебе совсем не во время сидения перед монитором».

Главная лестница в офисе агентства Grupo Gallegos еще один яркий пример общего пространства. Для стимулирования командной работы они начали сносить стены и барьеры, чтобы все коллеги видели друг друга. На лестнице часто можно встретить сидящих на ступеньках и обсуждающих текущие вопросы сотрудников.

Музыкальные комнаты

Поддержка позитивной корпоративной культуры — тоже способ повышения эффективности офисной работы. Почему бы не дать работникам выпустить пар, обустроив им музыкальную комнату? Для любителей музыки, собрать компанию и пойти поиграть на чем-нибудь в таком помещении — это неплохой способ отвлечься. Не забудьте и о тех работниках, которые к музыке равнодушен, и позаботьтесь о хорошей звукоизоляции.

Компания LinkedIn организовала такую комнату в своей штаб-квартире в Маунтин Вью, штат Калифорния. Здешние сотрудники могут устроить джэм-сейшн и поиграть на барабанах, гитарах, клавишных, спеть что-нибудь или потанцевать.

Bullhorn, рекрутинговая фирма из Сан-Франциско, переделала конференц-зал под музыкальную комнату. Четыре гитары, три усилителя, бас-гитара, басовый усилитель, электробарабаны, клавишные и три микрофона всегда готовы к использованию.

Читайте также:  Стеклянные полки на стену

Чтобы не раздражать арендодателя шумом, компания наняла архитектора для создания проекта шумоизоляции пространства. Теперь комната стала значительно тише для окружающих, но уровень шума внутри все же ограничен 90 децибелами, что примерно равняется шуму реактивных двигателей самолета на взлете.

Офисные любимцы

О том, как присутствие животных в офисе влияет на производительность труда, специалисты спорят по сей день. Хотя некоторые компании все же разрешают своим работникам брать на работу домашних питомцев. Считается, что это улучшает баланс отношений в коллективе и помогает бороться со стрессом.

Некоторые работники настолько переживают за своих любимцев, что не могут усидеть на рабочем месте, зная что их подопечный находится дома один.

Животные на рабочем месте

” data-medium-file=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/dogs-of-wework.png?fit=300%2C300″ data-large-file=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/dogs-of-wework.png?fit=400%2C399″ src=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/dogs-of-wework.png?resize=400%2C399″ alt=”Животные на рабочем месте” srcset=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/dogs-of-wework.png?w=400 400w, https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/dogs-of-wework.png?resize=150%2C150 150w, https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/dogs-of-wework.png?resize=300%2C300 300w” sizes=”(max-width: 400px) 100vw, 400px” data-recalc-dims=”1″ />

Один супер-стол для всех

Опен-спейс это классно. А что если к нему добавить еще и общий стол? Компания Barbarian Group собрала огромный стол площадью 2,000 квадратных метров, который занимает почти весь офис. Одновременно за ним могут работать до 170 человек!

” data-medium-file=”https://i2.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/barbarian-group-superdesk.jpeg?fit=300%2C200″ data-large-file=”https://i2.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/barbarian-group-superdesk.jpeg?fit=550%2C367″ src=”https://i2.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/barbarian-group-superdesk.jpeg?resize=550%2C367″ alt=”Огромный стол” srcset=”https://i2.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/barbarian-group-superdesk.jpeg?w=550 550w, https://i2.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/barbarian-group-superdesk.jpeg?resize=300%2C200 300w” sizes=”(max-width: 550px) 100vw, 550px” data-recalc-dims=”1″ />

Для тех, кто проводит переговоры или просто хочет тишины, супер-стол предлагает замкнутые арочные пространства для уединения.

” data-medium-file=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/superdesk-breakout-spaces.jpeg?fit=300%2C279″ data-large-file=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/superdesk-breakout-spaces.jpeg?fit=550%2C512″ src=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/superdesk-breakout-spaces.jpeg?resize=550%2C512″ alt=”Огромный стол” srcset=”https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/superdesk-breakout-spaces.jpeg?w=550 550w, https://i0.wp.com/moe-gkh.ru/wp-content/uploads/2017/04/superdesk-breakout-spaces.jpeg?resize=300%2C279 300w” sizes=”(max-width: 550px) 100vw, 550px” data-recalc-dims=”1″ />

Тотальное озеленение

Наверное каждый знает, что нахождение на природе благотворно сказывается на душевном равновесии. Теперь это подтверждено и научными исследованиями.

Они показывают, что растения в офисе помогают повысить продуктивность на 15%. Некоторые компании инвестируют значительные суммы в озеленение офисов и окружающей территории, тем самым делая своих сотрудников здоровыми и счастливыми. Так, Израильский офис Google в буквальном офисе засадил офис апельсиновыми деревьями. Получившаяся роща стала отличным местом для обсуждений рабочих вопросов или простого отдыха.

6 эффективных способов оптимизации офисного пространства.

Мы уже неоднократно рассказывали о том, что дизайн офисного пространства влияет на производительность труда и эмоциональное состояние сотрудников.
Любая компания со временем приходит к тому этапу, когда необходимо увеличивать рабочее пространство. Именно поэтому, при проектировании дизайна офиса, важно создать такое функциональное пространство, в котором будут сочетаться несколько важных факторов.
Иногда у руководителей может возникнуть соблазн переместить офис в совершенно новое помещение, большее по размеру, но это влечет за собой существенные материальные затраты. В этом случае, самым простым и эффективным решением будет комплексное изменение офиса или модификация уже существующего пространства.
Итак, обозначим ключевые моменты, которые необходимо учитывать при преобразовании офисного пространства.
1. Максимальное освещение и открытое пространство.
Естественный дневной свет является прекрасным источником хорошего настроения. Сотрудники офиса большую часть повседневной жизни проводят в помещении, поэтому должно быть хорошо освещенным и максимально проветриваемым. Одним из способов осветления помещения, является освобождение площади подоконников от высоких растений и предметов, препятствующих поступлению дневного света. Если поступление дневного света ограничено, есть способы максимизации освещения, можно, например, переместить рабочие столы максимально близко к окнам.
2. Отказ от массивной офисной мебели.
Десятки лет рабочие столы использовались в качестве хранилища для папок,бумаг,пишущих принадлежностей, важных документов. Именно поэтому, офисные столы имеют множество ящиков и полок. На сегодняшний день существует огромный ассортимент офисной мебели, которая решает проблему хранения. Классические массивные столы больше не являются предметом хорошего вкуса.

3. Многоцелевые пространства.
Многоцелевые пространства включают в себя все, начиная от переговорных, заканчивая конференц-залами. В офисах со свободной планировкой пространства, с помощью лёгких и мобильных офисных перегородок, легко создать не только уединенный мобильные помещения, но и большие пространства для встреч, тренингов и брифингов. Многоцелевые пространства позволяют сделать помещение максимально функциональным. Также, для увеличения рабочего пространства, на смену обычным (традиционным) столам, приходят столы с индивидуальными перегородками (экранами). Наличие офисной мебели с отсеками и полками из лёгких материалов позволяет избежать беспорядка, который также создаёт ощущение ограниченного пространства. А ещё это значительно увеличивает производительность труда сотрудников.
4. Задействуйте коридор.
В хорошо спланированном офисе нет места, которое не может быть задействовано. В помещениях коридоров можно разместить разделенные мобильными перегородками комнаты отдыха, небольшие переговорные, фуршетные зоны, офисную технику.
5. Использование рабочих стоек.
Если пространство ограничено, значение стоек неоценимо для продуктивной работы. Такие стойки могут быть использованы для коротких встреч, а также сотрудникам иногда удобнее работать стоя, чем сидеть целый день у экрана компьютера.
6. Квартальные зоны.
Открытые офисы приобретают всё большую актуальность, и это правильно. Отдельные пространства не позволяют работать в абсолютной тишине и покое, поэтому офисы зонируют так, чтобы были и отдельные помещения, и open spase. Для этих целей компания МСК предлагает внедрение трансформируемых офисных перегородок. Также новым актуальным веяньем стали огороженные мобильными перегородками «зеленые зоны», места, в которых находятся зелёные растения, мини-водопады, мебель для отдыха и релаксации. По данным исследований, такие зоны позволяют увеличивать производительность труда более чем на 15 процентов.
Исходя из всего вышеперечисленного, можно сделать вывод,что не только грамотно выстроенная система мотивации влияет на отношение сотрудников к рабочему процессу, но и внутреннее обустройство помещения офиса. Компания-это прежде всего сотрудники, от деятельности которых напрямую зависит прибыль и престиж организации. Именно поэтому очень важно создавать рабочие места, которые будут удовлетворять потребности коллектива.

РБ, 220116, г. Минск, пр.Дзержинского, 104,
оф. 605 (БЦ «ТИТАН», центральная башня)

Оптимизация офисного пространства

Г. БАНДУРКИНА: «При оформлении банковского офиса нужно отталкиваться от потребностей человека – и сотрудника, и клиента банка»

В помещении банка должно быть комфортно – это требование касается и розничного офиса, и отделения private banking, и бэк-офиса. Поэтому вопросы правильного оформления банковских офисов становятся более актуальными: цены на различные финансовые услуги выравниваются, и клиенты чаще выбирают банк по принципу «где меня лучше обслужат». О том, что необходимо учитывать при оформлении банковских офисов, в интервью NBJ рассказала владелец группы компаний Astarta Галина БАНДУРКИНА.

NBJ: Галина Юрьевна, какие сейчас у банков потребности в части организации пространства офисов?

Г. БАНДУРКИНА: Банки развивают розничный бизнес и потому активно наращивают сети точек присутствия, особенно в регионах. Это могут быть отдельно стоящие помещения на улице, на вокзале или в торговом центре и офисы, размещенные внутри бизнес-центров или на первых этажах жилых зданий.

Банкам требуются разные по площади офисы, но при этом они внимательно смотрят на расходные статьи, вдумчиво анализируют их. Наши клиенты из числа кредитных организаций по-прежнему хотят располагаться в качественных презентабельных помещениях, покупают дорогие материалы для их отделки: дерево, стекло, декоративные элементы. Но при этом активно торгуются.

NBJ: Каковы тенденции в оформлении массовых розничных офисов?

Г. БАНДУРКИНА: Стало больше open space, используются мобильные и/или прозрачные перегородки. Зоны ожидания уже давно оборудованы креслами и диванами – это стало нормой. Применение зоны reception опционально: в розничных офисах она чаще всего отсутствует, зато она обязательна для точек обслуживания юридических лиц или для офисов private banking.

NBJ: Как должны быть организованы зоны private banking?

Г. БАНДУРКИНА: Как раз на этом банки не экономят. Кредитные организации стремятся создать для клиентов такого уровня максимально комфортные условия. Это означает, что VIP-клиентов обслуживают в индивидуальном порядке в отдельном помещении с хорошей звукоизоляцией по всему периметру, с шикарной импортной мебелью из натуральных материалов. Мебель должна быть максимально удобной и эргономичной. Используется мягкий теплый свет. Иногда стены полностью драпируют тканями.

Двери оборудованы считывающими устройствами, вход в такие помещения возможен только по пропускам.

Читайте также:  Вариантов планировки офиса — масса

NBJ: Каковы требования банков к устройству банковских мобильных станций?

Г. БАНДУРКИНА: Здесь прежде всего задаются параметры по автономности помещения и по безопасности. Обязательны противоударные и пуленепробиваемые стекла. О своих сотрудниках нужно позаботиться таким образом, чтобы человек, не выходя из помещения, мог перекусить и отдохнуть.

NBJ: Как выбрать правильный подход к устройству банковского офиса?

Г. БАНДУРКИНА: В первую очередь следует ориентироваться на свой бренд, на то, каковы требования банка к внешнему виду офиса. Нужно отслеживать единство стиля и цветовой гаммы оформления банковской рекламы и офиса, чтобы обеспечить преемственность узнаваемости этих образов. Большую роль играют освещение и вентиляция.

Необходимо также отталкиваться от потребностей самого человека – и сотрудника, и клиента банка. Если у сотрудника неудобное рабочее место, то его раздражение может передаться клиенту. А если клиенту в отделении банка некомфортно – душно, свет бьет в глаза, – он не станет рекомендовать банк своим знакомым, да и сам вряд ли захочет лишний раз приходить в такой офис.

NBJ: Какие услуги в сфере организации банковских офисов различных форматов предлагает ваша компания и в чем заключаются ваши преимущества?

Г. БАНДУРКИНА: Опыт работы в данной отрасли у нас огромный. Мы применяем технологии hi-tech, банки это любят и ценят. У нас собственное производство (перегородки, двери, потолочные системы, панели, мебель). Мы разрабатываем нестандартные комплексные решения исходя из индивидуальных потребностей каждой кредитной организации.

Мода на agile. Чем полезен новый метод организации офисного пространства

Сегодня перед бизнес-сообществом стоит выбор: либо меняться под новые запросы рынка, либо выбывать из гонки. Темой трансформаций увлечен весь топ-менеджмент, от руководителей крупнейших госкорпораций до небольших мобильных начинающих компаний. Во главу угла ставятся гибкость и agile, освоить который необходимо уже сегодня, чтобы завтра не попасть на обочину делового мира.

Разные сферы трактуют методы agile по-своему. Для программистов это гибкая методология разработки программного обеспечения, для управленцев — эффективная практика организации труда небольших групп, для инвесторов — возможность из стартапа сделать «единорога» — компанию с капитализацией в $1 млрд. В недвижимости agile сегодня трактуется как некая гибкость офисного пространства, где в плотном взаимодействии работают участники создаваемой под проект группы. Современные офисы меняются вслед за мировыми трендами, а офисный рынок, в свою очередь, должен оставаться максимально гибким и готовым к трансформациям.

Офисы на перепутье

Уже в 2016 году, по данным Аналитического центра Национального агентства финансовых исследований, каждая пятая российская компания имела в штате хотя бы одного сотрудника, работающего удаленно. Некоторые организации решились на частичное использование незакрепленных рабочих мест. Освободившиеся «излишки» офисной площади стали распределяться на многофункциональные зоны — к примеру, переговорные, к функционалу которых добавился и кабинет руководителя: начальники департаментов покинули кабинеты и переместились в open space, а потребность в конфиденциальных встречах или совещаниях успешно реализовалась в увеличенном количестве переговорных зон разного формата.

Определенная гибкость офисного пространства для одних компаний стала инструментом оптимизации затрат и экономии площадей, а для других — способом повысить эффективность и лояльность сотрудников. Но надо понимать, что гибкий офис — это еще не agile. Agile-трансформация — это более глубокие изменения.

Agile — не про размер офиса, не про количество рабочих мест, модные акустические диваны, игровые приставки или спальные места для сотрудников.

Это масштабные изменения пространства, которые являются следствием новых бизнес-процессов. Вслед за ними под новые потребности компаний меняется и офис. Agile — это прежде всего философия, и только затем набор инструментов.

Философия agile — это система менеджмента «бирюзовых» компаний, в основе которой лежат самоорганизация, самостоятельность профессионалов, гибкий подход к созданию продуктов. Концепция пришла к нам от IT-корпораций, которые используют проектный подход и распространяют эту логику на все процессы. К примеру, в свое время по такому пути пошел знаменитый Microsoft. Трансформируя пространство и сокращая площади для закрепленных рабочих мест, такие компании распределяют место для многофункциональных зон, тем самым делая офис более комфортным и эффективным для групп разного количественного состава, работающих над проектами.

Модное явление

За последние годы мы отмечаем рост запросов заказчиков на организацию «гибких» пространств. Agile привлекает компании и просто как модное явление. Потребность быть в тренде есть у всех, но далеко не каждый готов разбираться в тонкостях организации гибкого офиса, привлекать специалистов и проводить серьезный анализ. Чаще всего в итоге создается классический офис с элементами гибкого пространства. Такие изменения тоже дадут плюс к комфорту и положительно скажутся на эффективности. Стоит признать, что, копнув глубже отдельных элементов, компании нередко сталкиваются с трудностями внедрения основательных изменений. Это происходит потому, что agile-офисы — сложные механизмы, и просто копирование отдельных свойств не приведет к нужному результату и эффекту. Для внедрения agile необходимо не только перестроить пространство офиса, но и провести глубокую аналитику со сбором большого количества данных и их анализом, а также подготовить команду для внедрения новых процессов.

К примеру, перед тем как создавать гибкие рабочие места, нужно собирать статистику по пиковым и средним значениям загрузки офиса. В качестве ресурса в данном случае можно использовать возможности Big Data. В частности, четкий подход позволит изучить, в каких зонах офиса сотрудники чаще всего проводят время, фиксировать заполняемость переговорных с помощью датчиков, а не по записям в журнале бронирования.

Не получится угадать, как правильно сократить количество фиксированных рабочих мест, без оцифровки всех процессов в офисе и компьютерных расчетов.

Расчет пиковых загрузок офиса при этом достаточно прост: к примеру, если в компании 500 сотрудников, но при расчете пиковых значений оказывается, что максимально одновременно в офисе присутствует 450 (ввиду отсутствия людей в командировках, по причинам болезни или отпусков), то появляется возможность уменьшить офис на 10-15% или выделить освободившиеся площади для создания дополнительной офисной инфраструктуры и повышения уровня комфорта сотрудников. Если же расчетное значение в какие-то дни будет превышаться, то у администраторов офиса должна быть возможность организовать дополнительные рабочие места для сотрудников в неформальных зонах: благодаря их правильной организации риск превышения расчетных значений загрузки будет минимизирован.

Кусочки мозаики

Заимствование элементов, а не полноценное внедрение — это и есть текущий тренд на agile на самом деле. Примеров использования отдельных элементов agile на московском рынке немало. К примеру, для лофт-офиса IT-компании важно организовать правильные зоны отдыха. В ходе работы над одним проектом мы создали игровые зоны, где можно сыграть в дартс, настольный хоккей, заняться боксом. К слову, такие залы в рабочих пространствах сегодня становятся все более креативными. В одном из проектов московских офисов, например, мы работали над созданием звукоизолированной комнаты для занятий музыкой (в компании есть собственная музыкальная группа). Такая зона в офисе решает сразу несколько задач: это и возможность для сотрудников заниматься любимым делом при плотном рабочем графике, что повышает их лояльность, и способ объединения коллег за общим занятием.

Самые популярные в гибких офисах решения — неформальные рабочие зоны: как правило, это комфортные кресла и диваны для работы с ноутбуком и стихийных совещаний. Это уже настоящий must have для современных компаний, без них сегодня не обходится ни один новый офис.

Аккуратнее, но также активно компании используют такие новинки, как диваны с акустическими спинками, поглощающими внешние звуки: в таких мини-переговорных удобно проводить внутренние встречи, организовать conference call.

Некоторые компании идут еще дальше и делают для офисных сотрудников день частичной удаленной работы, как в «Билайн». Такие решения позволяют по-новому посмотреть на функционал офиса и скорректировать его концепцию в соответствии с реальностью.

Читайте также:  Система крепления к стене

Agile по-русски

Несмотря на наличие очевидной тенденции, эти agile-новинки по-прежнему применяются без какой-либо системы. Для создания agile-офиса необходима координация менеджмента компании. В процессе реализации нового офиса активное участие должна принимать специальная команда по внедрению изменений. Серьезное участие требуется и от HR-службы, которая знает об особенностях и потребностях сотрудников, а не только административно-хозяйственного департамента.

По сути удачно внедрить полноценный agile удается преимущественно в крупных и технологичных компаниях: он требует согласованности множества сложных процессов, а еще — больших ресурсов для внедрения.

Для создания agile-офиса, как бы странно это ни звучало, четкость и продуманность важны с самого начала. Его внедрение — это кропотливый процесс, не терпящий импровизаций. Возможно, отчасти поэтому продвижение agile в России происходит невысокими темпами, но со временем такой подход способен стать полноценным трендом современных офисов.

Оптимизация рабочего места

Для работодателей, которые хотят повысить эффективность экономической деятельности, хорошим решением может стать оптимизация рабочего места сотрудников. Оптимизация рабочего места – это комплекс процедур, направленных на увеличение продуктивности труда, снижение расходов и повышение прибыли компании в итоге, однако она обладает также рядом и иных косвенных позитивных воздействий. Наиболее распространенной сейчас является оптимизация рабочего места по системе 5S – она достаточно проста для понимания и может быть с одинаковым успехом применена как в офисе, так и в производственном цеху.

Оптимизация рабочего места – что это такое

Процесс оптимизации представляет собой улучшение какого-либо процесса путем достижения наилучшего соотношения между его позитивными и негативными сторонами. В бизнесе чаще всего под оптимизацией подразумевается повышение дохода при уменьшении расходов ресурсов. Соответственно – оптимизация рабочего места представляет собой процесс, при котором само рабочее место избавляется от своих негативных черт и расходов, и позволяет повысить эффективность труда занятого на нем сотрудника.

Процесс оптимизации рабочего места затрагивает множество аспектов трудовой деятельности и подразумевает раз ичные механизмы реализации. Но в первую очередь, данная процедура касается следующих особенностей труда:

  • Безопасность. Более безопасное рабочее место снижает издержки работодателя. Таковые могут быть связаны как со штрафами и иными санкциями контролирующих органов, если рабочее место не соответствует государственным нормативам, так и просто с повышенными рисками для работника, которые впоследствии могут сказаться на всей деятельности предприятия.
  • Время. Оно является одним из основных ресурсов сотрудника. И, соответственно, неэффективное использование времени, обеспечиваемое плохой оптимизацией рабочего места, прямо влияет на общую результативность труда работника, а значит – и на его экономическую эффективность для работодателя.
  • Комфорт. Оптимизированное рабочее место также позитивно влияет и на общее состояние работников, уровень их психологической удовлетворенности, что также может напрямую сказываться и на общей производительности труда.
  • Денежные затраты. Процесс оптимизации рабочего места позволяет снизить и прямые расходы на обеспечение трудовых условий для сотрудников – этот аспект также следует рассматривать достаточно плотно.

Оптимизация рабочего места по системе 5S

Система 5S, используемая для оптимизации рабочего пространства, как и множество иных достижений в сфере управления персоналом, зародилась в Японии. Как и кружки качества, она была инициирована в первую очередь самими сотрудниками и рассмотрена впоследствии руководством. Данная система является достаточно простой и универсальной, что позволяет использовать её практически любому работодателю вне зависимости от сферы его деятельности. Система 5S базируется на пяти основных принципах, которые могут быть также аналогично истолкованы с помощью русских слов, начинающихся на букву «С». Выглядят они следующим образом:

Сортировка. На первом этапе работодателю и сотрудникам необходимо произвести сортировку предметов на конкретных рабочих местах. В рамках данной сортировки все имеющиеся предметы должны быть рассортированы по принципу их необходимости на три категории. В первую категорию относятся те предметы, которые не нужны для рабочего процесса, и от которых, соответственно, необходимо избавиться и утилизировать их. Вторая категория рассматривает предметы, которые могут понадобиться в рабочем процессе периодически, или являются личными вещами сотрудников, не нужными им для работы, но необходимыми в повседневной жизни. Такие предметы должны быть отправлены на хранение в отдельное место. В третью категорию входят необходимые для непосредственного ведения рабочей деятельности предметы и устройства. Данный процесс должен быть строго регламентированным и проводиться регулярно.

  • Самоорганизация. Работодатель, сотрудник отдела кадров и сами работники, должны определить оптимальные места и порядок для необходимых для работы предметов. То есть – в рамках данного принципа должно быть проведено исследование по обеспечению наиболее эргономичного, удобного и упорядоченного размещения всех предметов на рабочих местах и в зонах хранения. Все предметы следует промаркировать и определенный изначально порядок должен постоянно поддерживаться.
  • Соблюдение чистоты. При соблюдении двух предыдущих принципов, соблюдение чистоты само по себе будет значительно упрощено. Однако вышеозначенные принципы должны регулярно проверяться – каждый работник должен поддерживать свое рабочее место в чистоте и минимизировать затраты времени на проведение уборки, подготовки рабочего места к работе и уборки его по ее окончании.
  • Стандартизация. Все рабочие места сотрудников на одинаковых должностях следует привести к единому стандарту. Также стандартизации подлежат и основные рабочие процессы. В таком случае сотрудник сможет эффективно выполнять свои задачи даже за чужим рабочим местом, а процедура смены обстановки не нанесет ущерба продуктивности труда. Особенно актуально соблюдение этого принципа для крупных корпораций, однако полезным он будет и в деятельности субъектов малого предпринимательства.
  • Совершенствование. Каждый сотрудник должен не только неукоснительно соблюдать вышеозначенные принципы системы оптимизации рабочего места 5С, но и прилагать усилия для улучшения имеющейся ситуации. Для этого необходимо предоставить работникам возможность предлагать свои решения, а работодатель или руководитель должны оценивать все поступающие предложения и принимать их, если они являются обоснованными. В случае же отказа, следует объяснять его причину сотруднику, дабы не снижать его мотивацию к ведению рационализаторской деятельности и участию в работе всего предприятия.
  • В целом, система 5S для оптимизации рабочего места затрагивает не только конкретные рабочие места трудящихся, но и организацию обустройства всех помещений и территории предприятия – она может быть применена как непосредственно к местам работы конкретных сотрудников, так и к помещениям общего пользования. Применение этой системы упрощает процедуру инвентаризации и дает возможность реализовать все остальные позитивные стороны оптимизации рабочего места без излишних усилий со стороны работодателя.

    Особенности оптимизации рабочего места в офисе или в производственных помещениях

    Работодателям следует понимать, что оптимизация рабочего места в офисе должна проводиться совсем по иным принципам, чем оптимизация рабочего места в цеху или на ином производстве. Поэтому её внедрение должно происходить с учетом множества дополнительных факторов. Далее будут приведены простые рекомендации, которые может использовать каждый работодатель в различных ситуациях:

    Консультации с работниками и руководителями. Так как проведение оптимизации рабочих мест часто является задачей, поставленной перед сотрудниками отдела кадров и HR-специалистами, эти категории трудящихся не всегда имеют возможность максимально точно понимать все особенности рабочего процесса. Поэтому проводить оптимизацию рабочего места необходимо с учетом мнения и рекомендаций самих работников и их прямых руководителей.

  • Процессуальное закрепление. Эффективной система оптимизации рабочего места может быть только при условии наличия на предприятии соответствующих локально-нормативных актов, регулирующих её применение. В таком случае, будет иметь место возможность привлечь к ответственности работников, не соблюдающих установленные нормы. Кроме этого, закрепление системы оптимизации в документации позволит стандартизировать процесс и эффективно внедрять его при обустройстве новых рабочих мест или открытии новых отделений или филиалов.
  • Оптимизация рабочего места в офисе должна обращать в первую очередь внимание на рациональное использование общей площади и обеспечение работникам психологического комфорта. В то же время, оптимизация мест в цеху должна предусматривать соблюдение нормативов безопасности и обеспечение эффективных маршрутов перемещения сотрудников и материалов по предприятию.
  • Ссылка на основную публикацию